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如何提升效率,所有方法都在这里

新年好!

专栏第三季度「效率升级」的课程已经全部讲完了,趁着还没开工,我来带你回顾一遍全季的内容,帮你把这些知识点,串联成一整个面,形成一套完整的知识结构,以便于你能够更好地吸收,转化成自己的能力,提高工作效率。后在新的一年里,披荆斩棘,学有所成!

 

面开始。

效率=目标×能力×速度

想提升效率,就得先知道影响效率高低的因素有哪些。

  效率,取决于3个因素:

1)目标,方向得正确,不然越快越错。

2)能力,能实现的目标才谈得上效率,不然都是瞎忙。

3)速度,在前两点都符合的情况下,加速才能真正地提升效率。

因此,第三季专栏的全部内容将围绕“目标、能力、速度”这三个要素,来分别讲述你该如何提升个人及团队的工作效率。

 

模块1:个人效率升级

1.

用「三思三线」确定个人目标

所谓效率,并不是一味地追求快,一脚油门,也许并不会让你取得领先,而是会撞上南墙!在提速之前,你必须先做好另外两件事,它们才是你效率的基础,成事的前提:

 1  三思而后行

一件事情值不值得你去做,你得先问自己三个问题:

1)对方能获得什么?你所有的成功,最终都是别人给的,因此你得从对方的需求出发,这是成事的起点。

2)我能获得什么?自己有回报,这件事才能持续。回报分为“打猎式回报”和“种田式回报”两种,各有优缺点,适用于不同的人生阶段,你至少得获得一次“种田式的回报”,财富才能实现质的飞跃。

3)时机到了吗?时机不对,费力不讨好,你要找到“势能高地”并顺势而为。

 2  画出三条线

一件事情能不能做成,你得画出三条线,它们是你行动的说明书:

1)始于基线。基线是你目前做这件事情“马上就能用的能力和资源”,你的行动应该是从基线出发的,有了基线,你就知道自己能做什么。

2)远离边线。边线有三条:理论边线、能力边线和法律边线,它们规定了你的活动范围,一旦出界你就会受到惩罚,有了边线,你就知道自己不能做什么。

3)忠于路线。路线就像是导航软件,是行动指南,跟着它你就知道具体该怎么做。路线有两种:目标明确的时候,用“计划”来冲刺;目标不明确的时候,用“演化”来推进。

点击回顾第25课全文:《一事无成,是因为你第一步就错了》

2.

用「精进循环」提升个人能力

互联网提高了人与人之间的连接效率,让高手们获得了比以往更大的优势,这将是一个强者通吃的时代!因此,现在想要在某个领域里脱颖而出,你就必须先提升自己的能力,成为这里的高手,再下场比赛,才有赢的机会。

而想要成为某项技能的高手,你得让自己进入精进循环,具体分为两步:

 1  开启增强回路

通过不断获得社会认可,给训练持续提供动力,让自己专注其中,乐此不疲。获得社会认可的方式有两种:

1)自我认可:让进步可视化,并为技能赋予使命,让训练更有意义;

2)他人认可:让身边的人鼓励你,让更多的人奖励你,让自己不停地取得小胜利;

 2  开启调节回路

进入刻意练习的训练模式,让技能保持高速增长。刻意练习有三个要点:

1)训练必须要有目标,目标必须在学习区;

2)要有及时有效的反馈让自己看见差距,反馈工具有三种:镜子、教练、对手;

3)训练的方法要有针对性,你可以通过“技能分层图”来寻找,从下往上分为四个层次:硬件层、代码层、应用层和表现层,下层的能力越夯实,技能的整体表现就越出色。

最后请记得,精进是个慢功夫,想要成为高手,你就必须得有一点耐心,不经一番寒彻骨,怎得梅花扑鼻香。

点击回顾第26课全文:《如何成为一个顶尖高手?》

3.

用「八段加速」提升做一件事的速度

提高个人做事速度的方法,一共有8个阶段:

 1  理解

想要提高某项任务的速度,你就必须要先理解这项任务,“会”是“快”的第一步。这个阶段不求快,而是要在一堆未知中,找出实现目标的关键要素,先让这个结果可以实现。

 2  SOP

理解任务之后,你要把这些无序的关键要素,变成有序的、可量化的标准动作,固定成一套标准作业程序SOP,并每次都按此执行。

  优化SOP

有了这套SOP还不够,你还需要不断优化它,因为SOP没有最好,只有更好,你可以通过“精简、替换、合并”这三种方式来不断完善。

 4  剪去低效时间

为了让SOP中的每一分钟都具有生产力,你需要剪去其中低效的时间。你可以通过“专注”剪去分心的时间,通过“并行”和“短路”剪去等待的时间,通过“机器替代”剪去休息的时间。

 5  逐步提高效率

为了进一步压缩整个SOP的耗时,你可以通过“刻意练习、工具替代人力”的方式,逐步提高每一步的效率。

 6  提前压缩步骤

将SOP中的那些耗时较长的重复步骤提前执行,“压缩”成一个个模块,等需要用的时候,再将模块放入新的流程中进行“解压”。

 7  购买生产力

当个人效率已优化到了极致,你就需要招募帮手,基于SOP通过分工协作来提高效率,但切不可让成本失控,要确保你的“边际收益≥边际成本”。

 8  技术进步

在现有条件下,“边际收益=边际成本”是你加速的极限,想要突破这个瓶颈,唯有依赖技术的进步,科学技术才是第一生产力。

这8级加速并不是并列的关系,而是像开车换挡,需要你逐级提升,当前一级没执行到位,后一级的效果就会大打折扣,唯有稳步提升,你才能将这速度升到最快。

点击回顾第27课全文:《工作再难,难不过一杯珍珠奶茶》

4.

用「FOTA」提升多任务处理的速度

FOTA是一套多任务处理方法的4个步骤,它们分别是:

 1  Focus聚焦要事

想要提高多任务的处理效率,首先要拥有“识别重要性”的能力,然后只专注做重要的事情,精简任务。重要的事情有三类:

1)建设类的任务,特别是前三层:战略层、范围层、结构层的任务;

2)能推动“增强回路”的任务,它决定了你能走多快;

3)能消除“风险因素”的任务,它决定了你能走多远。

 2  Ordering梳理日程

知道了什么事情重要,你就可以把它们放入“时间管理优先矩阵”进行分类处理。但同一时刻你依然只能处理一件事情,想要让多任务处理变得高效,你必须把它们先排列成一个有序的队列,放入自己的日程安排,然后挨个执行。具体可分为两步:

1)用GTD,梳理任务的顺序;

2)理解自己的生物钟,设定不同任务的执行时段,将执行效率最大化。

 3  Three Timelines三线并进

如果任务量还是太大,怎么办?你可以开启三条“时间线”并行推进它们:

1)专注“主干线”,这是你每天效率最高的时段,需要用来专注处理最重要的任务;

2)占用“自动线”,当某个任务你不需要思考也能自动完成,你就可以占用它的额外带宽来同时处理其他任务;

3)购买“第三线”,你还可以购买两类人的时间来提高自己的效率:一是能为你创造额外价值的人,二是能帮助你提高效率的人;

 4  Adapt to Change随机应变

最后,你还需要拥有“应对意外的能力、锁定方向的能力、不忘初心的能力”来应对过程中的各种变化,让自己忙于事而不陷于事,面向目标,灵动前行。

点击回顾第28课全文:《四步,让你拥有三头六臂》

模块2:协同力升级

一个人的力量终究是有限的,当目标超出了个人能力所及,你就需要召集天下英雄好汉,和你一起并肩作战。

虽说人多力量大,但如果彼此用力的方向不一致,就会变成一群乌合之众,三个诸葛亮也抵不过一个臭皮匠。因此,想要提高团队的效率,你得先拥有协同力。

1.

用「权力」去影响一个人的本我

想要影响一个人,你首先需要的不是说服力,而是权力,因为它能改变你们之间的沟通模式,让协同变得更加简单。获得权力有三个步骤:

 1  提升威慑力

你可以从四个方面来提升威慑力:1)提升自身实力;2)抓住对方软肋;3)提前设立规则或签订契约;4)借助文化道德的力量。

 2  提升吸引力

你可以从三个方面来提升吸引力:1)从表达善意到给予奖励;2)从展现能力到共享资源;3)从言行一致到始终如一。

 3  组成联盟

一个人的力量是有限的,如果你能和其他有权力的人组合在一起,就能把彼此的吸引力和威慑力叠加起来,对外变成一个更有权力的集体。

  权力的副作用

权力虽然能提升你的协同力,但它也有三个副作用,分别是:事实隔离、权力寻租和违法犯罪。因此,权力它像一把“魔剑”,你用起来得非常小心,不然容易伤到自己。一念成佛、一念成魔,你需要恪守善念,保持警惕。

点击回顾第29课全文:《一种控制人心的力量》

2.

用「说服力」去影响一个人的自我

权力是说服力的内功,是协同力最重要的组成部分,但提升权力需要时间,如果现在权力还不够,那么你就可以用一套「说服攻略」临时增强自己的说服力,来达成协同。说服一个人,你需要突破四道关卡:

 1  不想听

想要说服对方,首先他得愿意听。而当“你的信任度不够、或选择的时机不对、或对方的情绪不好、或你未获得授权、或讲的内容不恰当”时,对方便不愿意听你说,怎么办?

你可以通过“寻找信任背书、另觅良机、认可动机、提供对方获益的有偿建议”来让对方打开心扉,由此攻破此关。

 2  听不懂

你不仅要让对方愿意听,还要让他听得懂,而如果你们的认知不同,就会出现鸡同鸭讲的情况,自然也无法达成说服,怎么办?

你可以通过“提前教育、简化认知、结构化表达”这三个方式来让内容更易被理解,由此攻破此关。

 3  不认同

由于大多数人都存在“确认偏误”,他们虽然能听懂你说的,但并不一定会认同,他只会为自己已经有的结论进行辩护,结果越辩你们之间就越对立,怎么办?

你可以通过“提出一个好问题、讲述一个好故事、设计一次认知失调”来引导他自己说服自己,由此攻破此关。

 4  不行动

说服的终点是行动,而对方可能身患严重的“拖延症”,嘴上说可以,身体却一直不动,怎么办?

你可以通过“让他的明天更糟糕、为他消除顾虑、降低他的行动门槛”这三个方式来促使他立刻采取行动,由此攻破此关。

点击回顾第30课全文:《说服,是个闯关游戏》

3.

用「角色之力」去影响一个人的超我

当你的“沟通目的”和对方的“角色”存在冲突时,沟通就会遇到巨大的障碍,这时你要提升的就不再是说服力,而是要先改变对方的角色。

 1  改变角色

所谓角色,其实是在描述一段关系。因此,想要改变角色,就需要改变与他相关的四段关系:

1)改变他和自己的关系,用“贴标签”的方式来改变他的自我认知;

2)改变他和人的关系,用“离间计”切断他的原有关系,通过“寻找共性、统一目标”来把他变成自己人;

3)改变他和事的关系,通过“降低回报,或加入一件更有意义的事”来让他现在做的这件事情没有继续做的必要了,或让对方“先参与进来”,用新的角色慢慢影响他;

4)改变他和物的关系,通过“补贴、降低学习成本,以及用一个更好的东西”去替换,或者通过“扩大事物的边界”让他觉得,原来在意的那些东西,其实微不足道。

 2  角色化

既然改变四段关系,就能改变一个人的角色,从而改变他的言行,那么我们也可以反过来操作,通过锁定这四段关系,对一个人进行角色化,从而影响他之后的所思所想所言所行。

1)锁定他和自己的关系,用“强化标签、激将法,以及赋予使命”的方式,来强化他的自我认知;

2)锁定他和人的关系,通过“仪式感的结盟、白纸黑字的签约,或成为一家人”的方式,来把他变成真正的自己人;

3)锁定他和事的关系,用“变动奖励”让对方从“可做可不做”变成“我想做”,用“规则制度+固定报酬”的方式,让对方从“懒得做”变成“必须做!”

4)锁定他和物的关系,通过“赠送使用权、出售所有权,或者纳入共同体”的方式,让他拥有“主人翁意识”,从而自觉自愿地对这件事负起责任,并全力以赴。

点击回顾第31课全文:《说服他的脑袋,不如挪动他的屁股》

4.

用「协同三角」统一这三种力量

所谓协同力,就是团队的合力。而团队里每个成员的行动力,又是由他内在的“三个我”的合力所决定的,这三个我分别是“本我、自我、超我”。

本我是你的本能欲望,决定你要不要做这件事;自我是你的理性认知,决定你能不能做这件事;超我是你的社会角色,决定你应不应该做这件事。

而提高协同力的方法,就是运用「协同三角」这个工具,将团队中每个成员的“本我、自我、超我”都调向目标。

  具体可以细分成五个步骤:

1)明确目标,这是协同力的起点;

2)获得权力,协同大家的本我,让他们要做这件事;

3)调整角色,将他们调整到更利于目标实现的角色(超我);

4)统一认知,运用说服力,协同大家的自我,让他们想做这件事;

5)锁定行动,对他们进行角色化,协同他们的超我,让他们觉得这件事应该做。

你不仅可以用这套方法在“开会”时达成多人协同,在演讲与写作时达成规模协同,还能把它运用到日常管理中,将团队的协同关系从“控制”转向“合作”,最终达到“自治”。协同力,是你从个人成功到集体成功的一道必考题。

点击回顾第32课全文:《不是我没执行力,是领导不懂人心》

模块3:团队效率升级

上个模块我们讲了如何与团队统一目标达成协同,这个模块我们将围绕“团队能力”和“团队速度”这两个因素展开。首先,是提升团队能力你需要做的第一件事:组建团队。

1.

通过「组建团队」来获得团队能力

组建一支有战斗力的团队需要四个步骤:

 1  瞄准

你需要瞄准四类人来组建自己的团队,他们分别是:高手、顾问、帮手和管理者。高手和顾问是为你创造价值的人;而帮手和管理者是为你提升效率的人。不同阶段需要不同的人才配置:

1)初创期,团队要以“高手”为主;

2)发展期和成熟期,要以“管理者+帮手”为主;

3)转型期,团队则需要回到“高手+顾问”的配置。

 2  吸引

在你的团队还很小的时候,人才不是招聘来的,而是吸引来的,具体分为三步:

1)打造独特卖点,让人才感受到你的独特魅力;

2)建立信任,不能光画大饼,要通过具体的描述、面对面的沟通、附上信任背书来与他们建立信任;

3)发出邀约,不仅要让他们心动,更要让他们行动起来。

 3  筛选

吸引来的人要进行一轮面试筛选,把不适合的人挡在门外。但你不能听他们怎么说,而要看他们怎么做,具体的面试方法有三种:

1)看经历,不要相信他的潜力,而要看他已经把潜力兑现了的经历;

2)做试验,脑洞题脱离实际,你要回到真实的工作场景中测试他的能力;

3)测反应,向他提出目标类或看法类的问题,迅速了解他的知识储备量和思考深度。

 4  进化

好团队不是拼凑出来的,而是进化出来的,因此你不仅要学会如何招人,还要学会如何裁人,让团队始终保持活力。具体可分为三步:

1)打开瓶颈,替换掉无法再有突破的带头大哥;

2)砍掉尾部,淘汰10%的末位员工;

3)清除病毒,再痛也要切掉价值观错误、破坏规则、给公司带来负能量的人。

随着科技进步,协作变得越来越容易,团队的形式也发生了很多变化,它的构成不再仅限于长期的雇员,还可以是临时的兼职、外部的团队,甚至是机器人,形式虽然不同了,但本质没有变,他们都是为了帮你实现某个目标所增加的能力与效率。

组建团队,变成一个更有力量的整体,是你跨向更大成功的关键一跃。

点击回顾第33课全文:《弱小,可能是因为你只会独自奋斗》

2.

通过「培育团队」来提升团队能力

培训并不能直接提升员工的能力。能力,是因为一个人要适应环境,或要达成自己的目标而被迫提升的。能力,是被逼出来的。

因此,想要提升团队的能力,培养出人才,你需要的不是增加培训量,而是打造出一个有利于成长的环境,让他们自己去成长。具体分为五步:

 1  定目标

你可以通过“面试时筛选、使用任期制、设定清晰的职业路径”这三个方法,让员工自己逼着自己进步。

 2  搞竞争

你可以通过“设置末位淘汰,举办内部竞赛”的方式,让别人逼着他们进步。

 3  教方法

当员工有了要进步的意愿之后,你就可以通过“师徒制、培训、流程化”这3个方式将能力传授予他们。

 4  给反馈

仅仅传授还不够,这只是开始,还需要在师徒制里不断给出反馈,培训后持续跟进辅导,将流程不断优化调整,以此来保证效果的达成。

 5  多磨练

当一个员工已不满足于成为合格人才,想要有更高的突破,那么你就可以往“更深、更广、更厚”这三个方向,给他更多的磨练,帮助他成为一名专才、将才或者帅才。

点击回顾第34课全文:《培训,救不了你的公司》

3.

通过「三个问题」来提高个体产能

想要继续提高团队的效率,那么在确定了团队目标,拥有了一群能干的成员之后,你就需要提升团队的工作速度。而提升速度的方式,就是要替组织中的每个人回答三个问题,分别是:做什么?怎么做?以及为什么要做?

 1  做什么?

回答这个问题,是为了要让团队里的每个人,在任何时候,都清楚自己应该去干嘛。回答一共分成6个步骤:

1)将目标分解成任务;

2)将任务责任到人;

3)明确方法的边界和结果的标准;

4)设定截止时间;

5)设置中间节点;

6)跟进与反馈。

 2  怎么做?

回答这个问题,是要让团队解决问题的效率变得更高,而想要提高这个效率,除了要提升员工的能力之外,你还要做好合理的授权,让员工能够自己决定该采用什么样的解决方案,以此来缩短决策的时间。合理的授权有4点要求:

1)选对人;

2)划出边界;

3)责权利对等;

4)保留知情权。

 3  为什么要做?

回答好这个问题,员工便会把自己的一切压上,在这里拼尽全力,回答分成三个部分:

1)为目标赋予意义。其中包括对他个人的意义,对别人的意义,以及目标本身能否实现。

2)为行动提供保障。又想马儿跑,又想马儿不吃草,这是妄念,要戒!

3)为绩效进行奖励。主要有三种方式,分别是:提成制、奖金制和对赌制。

点击回顾第35课全文:《你必须要替员工回答的三个问题》

4.

通过「三个视角」来优化团队协作

团队,并不等于个体之和,想要产生“1+1>2”的效果,必须要学会协作。你可以通过以下三个视角来观察自己的团队,从而找到提升协作效率的办法:

 1  微观视角

在这个角度下,你会看到“沟通”是协作的基石,想要提升人与人之间的协作效率,首先得提升他们之间的沟通效率。而沟通的本质是信息的传递,因此我们可以从信息论的角度,找到4条提高沟通效率的办法:

1)统一信息编码;

2)增加互信息;

3)提高置信度;

4)减少噪音。

 2  中观视角

在这个角度下,你看到了团队的整个协作关系,由“分工协作”和“组织结构”组成。分工之所以会产生“1+1>2”的效果,是因为所有人都在做自己擅长的事,而且更专注了,所以你可以从3个方面来提升分工的效率:

1)基于擅长进行分工;

2)先分赃,再分工;

3)不断优化团队的短板;

组织结构是协作关系的表现形式,它有职能型、项目型、矩阵型等等不同的形态,但他们不是设计出来的,而是根据“团队遇到的效率问题”不断演化出来的。演化要遵循三个原则:

1)沟通便利原则;

2)资源复用原则;

3)战略跟随原则。

 3  宏观视角

在这个角度下,你看到的不再是团队中的一个个人,而是一个整体如何在一个更大的环境中行动。因此,你需要做好两件事:

1)用OKR来粘合团队。

让大家变成一个整体。在团队中推行OKR时要注意三点:第一,目标的设定要有挑战性,结果要可以衡量;第二,从上至下层层分解,但每个目标都需要由沟通产生;第三,所有人的OKR都必须公开透明,并做好定期回顾。

2)做好资源的引入与分配。

对外,你要引入资源,为团队赋能;但资源总是有限的,因此对内,你要学会取舍与平衡,在空间上要有侧重,在时间上要有远近,把好钢用在刀刃上。

协作,是一个系统问题,你要改变系统,而不是改变人。

点击回顾第36课全文:《你要改变的是系统,而不是员工》

筹备第四季

专栏第三季的内容,讲的都是团队内部的事情,而第四季,我们将进入团队之外的那个更加绚烂的商业世界,帮助你从一个想法开始,搭建出一套可盈利可做大的商业系统。

为了给呈现出更有品质的内容,专栏会停更一段时间,我将会去做一些更深入的调研学习,以及资料的整理。

期间,我会陆续推出我的第二本书和新的语音课,也会推荐一些经过我的筛选,认为对大家的成长很有帮助的课程及产品。你也可以在此期间,将自己在第三季度课程中的学习心得和实践经历,发送至公众号的“笔记”模块与大家分享切磋,让更多人能从你的感悟中获得启发。

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